Les renseignements personnels ne doivent être utilisés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès, et ce, uniquement lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
]]>Les renseignements personnels ne doivent être utilisés qu’aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Seules les personnes autorisées peuvent y avoir accès, et ce, uniquement lorsqu’ils sont nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.
Une personne a le droit de connaître les renseignements que le Ministère détient à son sujet. Toutefois, en règle générale, les renseignements personnels ne peuvent pas être communiqués à des tiers. La Loi prévoit toutefois certaines exceptions. Ainsi, il est possible de communiquer des renseignements à un tiers lorsque, par exemple, la personne concernée a donné son consentement, il y a urgence, il faut prévenir un cas de violence, appliquer une loi, remplir un mandat ou un contrat, ou répondre à une demande du Protecteur du citoyen. Dans toutes les situations, des restrictions peuvent s’appliquer.
]]>Les renseignements personnels conservés doivent être à jour, exacts et complets. Ils sont conservés selon la durée prévue au calendrier de conservation du Ministère. Le Ministère doit s’assurer que les moyens de conservation des documents sont sécuritaires.
]]>Lorsque des renseignements personnels ne sont plus utiles et que le calendrier de conservation précise qu’il faut les détruire, il faut le faire de façon sécuritaire.
]]>Le répondant ou la répondante en accès et protection des renseignements personnels d’une région ou d’une unité centrale a un rôle de soutien en matière de respect de la Loi dans son unité. Cette personne doit notamment coordonner le repérage des documents demandés au responsable ministériel ou à la responsable ministérielle et donner suite aux demandes adressées à son unité.
]]>L’outil d’autoévaluation ne couvre pas toutes les exigences de la Loi. Il est axé sur la protection des renseignements personnels, puisque ce volet de la Loi concerne l’ensemble des unités du Ministère. Rien n’empêche cependant une unité d’étendre l‘évaluation de ses pratiques à d’autres volets de la Loi.
L’exercice d’autoévaluation doit être fait annuellement. Ainsi, une unité pourra comparer ses évaluations pour vérifier l’évolution de sa situation.
1 - Protection des renseignements personnels
2 - Formation et sensibilisation
3 - Accueil de la clientèle et des visiteurs
Dans chacune des parties, vous devez comparer les pratiques de votre unité avec les pratiques présentées. Vous devez indiquer le degré de conformité à la Loi des pratiques de votre unité à l’aide des réponses suivantes :
La réponse « Sans objet (S/O) » indique que la pratique ne concerne pas l’unité administrative. Il vous est conseillé de préciser les motifs qui soutiennent votre évaluation de chaque pratique dans la colonne Commentaires, car ils pourront servir à établir le bilan.
Les pratiques d’une unité qui ne sont pas conformes à la Loi devraient être améliorées. Vous pouvez préciser, dans la colonne Commentaires, les actions que l’unité prévoit entreprendre pour corriger ces pratiques. Un plan d’action regroupant ces mesures pourrait être adopté par l’unité.
En terminant, précisons que les conseillers ou conseillères en accès aux documents et protection des renseignements personnels du Bureau du sous-ministre sont disponibles pour répondre aux questions concernant cet outil.
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